Sastavljanje kompletnog pravilnika o putovanju za vašu kompaniju nije lak zadatak jer zahteva da, pre svega, obuhvatite sve aspekte putovanja, ali i da u isto vreme uzmete u obzir potrebe zaposlenih i vaše kompanije. Zbog toga smo pripremili brzi vodič koji će vam pomoći da definišete i proverite sve potrebne stavke.
Izaberite metod organizacije putovanja
Većina kompanija zahteva od članova tima da putuju redovno ili povremeno, i može da bira između samostalne i organizacije putovanja u okviru firme.
Putovanje u sopstvenoj režiji podrazumeva da zaposleni sve sami rezervišu: svoje letove, hotele, vozila i ostali smeštaj, koristeći različite platforme za rezervaciju. Nakon što se putovanje završi, zaposleni podnosi svoje račune za refundaciju. Ovaj način putovanja može dovesti do neujednačenih troškova nad kojima se ima veoma malo ili nimalo kontrole.
Organizacija puta od strane firme je znatno drugačija. Kada se kompanija odluči za ovakav vid putovanja, angažuje korporativnu turističku agenciju ili kompaniju za organizovanje poslovnih putovanja (TMC) koje će se brinuti o nekim ili svim aspektima putovanja u ime kompanije i njenih članova tima. Odabir usluga organizacije putovanja omogućava vašim zaposlenima da koriste najnovije tehnologije tokom putovanja, štedi vreme, resurse, ali takođe omogućava veću kontrolu nad budžetom.
Odredite šta će biti obuhvaćeno pravilnikom o sluzbenom putovanju vaše kompanije
Postoji mnogo varijabli koje mogu uticati na odluke o smernicama za poslovna putovanja kompanije. Ukoliko je vama poveren zadatak sastavljanja pravilnika, moraćete da žonglirate sa više stavki, jer morate uskladiti potrebe zaposlenih sa potrebama kompanije. Kao što smo već napomenuli, pisanje pravilnika o putovanju nije posao samo za jednu osobu. Kolege iz HR-a, službe za organizaciju poslovanja i odeljenja za finansije imaće svoja mišljenja po pitanju adekvatnog pristupa. Iako ne možemo preporučiti konkretan metod koji bi odgovarao vašoj kompaniji, postoje određene stavke koje bi svaki pravilnik trebalo da obuhvati:
- Uvod
- Objašnjenje procesa rezervacije
- Kategorije troškova
- Troškovi koji se ne mogu refundirati
- Proces prijavljivanja troškova i refundacije
- Informacije o bezbednosti i podrška tokom putovanja
- Ciljevi za smanjenje emisije ugljen-dioksida
Postarajte se da obuhvatite navedene stavke kako bi vaš pravilnik o putovanju bio jasno definisan i sveobuhvatan!
Struktura pravilnika o sluzbenom putovanju i podešavanje alata
Postoje određene smernice tehničke prirode kada je reč o samom pisanju pravilnika, te smo sve tačke sveli na format ŠTA TREBA i ŠTA NE TREBA raditi.
TREBA:
- Navesti informacije koje interesuju zaposlene
- Pisati jasno i jednostavno
- Navesti konkretne novčane iznose i duracije službenog putovanja
- Napisati smernice koje će svima biti zanimljive
NE TREBA:
- Navoditi nepotrebne detalje
- Koristiti pravne termine
- Izostaviti određena ograničenja koja se odnose na dati grad ili putovanje, ukoliko ona postoje
- Koristiti format dokumenta koji nije pregledan i lak za snalaženje
Postavljanje automatizovanog pravilnika o sluzbenom putovanju
Možemo reći da ste u ovom trenutku postavili temelje – podelili smo sa vama najbolje metode za kreiranje dokumenta o politici putovanja. Naredna stavka kojom treba da se pozabavimo je način na koji možete automatizovati svoj pravilnik o putovanju i olakšati život svima. DIB Travel nudi automatizovane kontrolne mehanizme za rezervacije putovanja u realnom vremenu, bez nepotrebnih komplikacija.
Proces je vrlo jednostavan. Samo postavite parametre i sve buduće rezervacije će biti usklađene sa vašim pravilnikom, ili neće biti izvršene. Za rezervacije koje nisu u skladu sa pravilnikom, zaposleni mogu zatražiti odobrenje od svog moderatora (obično rukovodioca tima ili odeljenja) direktno u okviru same aplikacije!
Šta sve možete prilagoditi na našoj platformi:
- Napredni zahtevi za rezervaciju
- Dozvoljeni razredi avionskih sedišta
- Maksimalni budžet za letove na globalnom nivou
- Maksimalni budžet za duge ili internacionalne letove
- Maksimalni budžet za letove prema rutama
- Maksimalni budžet za vozne karte na globalnom nivou
- Maksimalni budžet za hotele po noćenju na globalnom nivou
- Maksimalni budžet za hotele po gradu po noćenju i još mnogo toga.
Obavestite svoje zaposlene
Ne zaboravite da obavestite sve! Savladali ste proces kreiranja ili ažuriranja pravilnika o putovanju vaše kompanije, ali posao još nije gotov! Ukoliko niko nije upoznat sa pravilnikom, onda je sav uloženi trud bio beskoristan.
Istraživanja su pokazala da osobe koje putuju poslom preferiraju da se informišu o putnom pravilniku na internom portalu kompanije ili od organizatora putovanja, umesto putem imejla. Ovi podaci idu u prilog tome da je korisno postaviti pravilnik o putovanju na interni portal kompanije, podesiti pravilnik u mobilnom alatu za rezervaciju i postarati se da su ove informacije lako dostupne. Ipak, što više kanala koristite za obaveštavanje, to bolje! Iako samo 13% putnika u istraživanju navodi da je imejl njihov omiljeni način upoznavanja sa pravilnikom, nije na odmet proslediti obaveštenje i na ovaj način, kako biste obuhvatili i tu malu grupu.
Pre nego što krenete na sledeći poslovni put, važno je da sastavite efikasnu i sveobuhvatnu politiku koja odgovara kapacitetu putovanja vaše kompanije. Ako se odlučite za putovanje čija je organizacija u potpunosti u nadležnosti kompanije, istražite sve pogodnosti koje su dostupne u saradnji sa DIB Travel.
Ukoliko vam je potrebna dodatna pomoć pri sastavljanju vašeg prvog pravilnika o putovanju, preuzmite naš besplatni pisani tutorijal ovde.
Za više korisnih informacija od DIB Travela, pratite nas na LinkedInu, Facebooku i Instagramu!
