De fleste virksomheder betragter rejseemissioner som et rapporteringsproblem. I virkeligheden er det et dataproblem, og det begynder langt tidligere end ved kvartalets afslutning.
Der udspiller sig lige nu et mønster i bæredygtighedsteams over hele Europa. Deadline for årsrapporten nærmer sig, nogen efterspørger tallene for rejseemissioner, og det, der følger, er uger med at finde bookingbekræftelser i indbakker, indsamle udgiftsrapporter, omregne flyafstande til emissionsestimater og forsøge at sammenholde tal, som aldrig er blevet indsamlet konsekvent fra starten.
Resultatet er et tal, der teknisk set kan forsvares, men som i praksis er upålideligt. Og efterhånden som emissionsrapportering bevæger sig fra frivillig til obligatorisk, er upålideligt ikke længere tilstrækkeligt.
Det regulatoriske pres er reelt og stigende
EU’s Corporate Sustainability Reporting Directive har ændret landskabet for emissionsrapportering for store virksomheder i Europa. Under de nuværende regler skal virksomheder med mere end 1.000 medarbejdere og en årlig omsætning på over 450 millioner euro rapportere om deres bæredygtighedsdata, herunder emissioner fra forretningsrejser, i overensstemmelse med European Sustainability Reporting Standards.
Forretningsrejser hører under Scope 3-emissioner, altså indirekte emissioner, der opstår som følge af virksomhedens aktiviteter, men uden for dens direkte drift. Scope 3 er notorisk vanskeligt at måle præcist, og for virksomheder med hyppigt rejsende medarbejdere er forretningsrejser en af de største bidragydere.
Det afgørende er ikke kun, om en virksomhed aktuelt er omfattet af lovpligtig rapportering. Selv virksomheder under tærskelværdierne bliver i stigende grad bedt om emissionsdata af kunder, indkøbsafdelinger, finansielle partnere og moderselskaber, som selv er underlagt rapporteringskrav. Kravet om præcise og reviderbare data om rejseemissioner bevæger sig gennem værdikæder og organisationer, uanset om der er en direkte juridisk forpligtelse.
Retningen er tydelig. Data, der var frivillig for to år siden, er nu forventet, og det, der er forventet i dag, bliver et krav i morgen.
Hvorfor ustrukturerede rejser gør CO₂-rapportering næsten umulig
Præcis emissionsrapportering kræver tre ting: komplette data, ensartet metode og sporbarhed. Ustrukturerede rejseprogrammer har svært ved at levere alle tre.
Det første problem er datakomplethed. Når medarbejdere booker gennem en blanding af forbrugerplatforme, firmakort og private konti og derefter indsender udgiftsrapporter, bliver data spredt på tværs af flere kilder. Nogle rejser bliver registreret. Andre gør ikke. En udgiftslinje som “fly: 2.500 kr.” siger intet om rute, flyselskab, flytype eller rejseklasse, selv om alle disse faktorer har stor betydning for emissionsberegningen.
Det andet problem er metode. Emissionsfaktorer for fly varierer afhængigt af beregningsmodel, om radiative forcing er inkluderet, og hvordan afstande opgøres. Når forskellige teams anvender forskellige metoder, eller når data hentes fra flere værktøjer med forskellige beregningsgrundlag, bliver resultaterne ikke sammenlignelige og kan ikke samles pålideligt.
Det tredje problem er sporbarhed. Bæredygtighedsrapportering kræver i stigende grad dokumentation og revision. Data skal kunne føres tilbage til sin kilde. Et tal, der er sammensat af regneark, estimater og efterfølgende rekonstruktion, opfylder ikke dette krav. Revisorer har brug for en klar datakæde, og det er kun muligt, hvis data er indsamlet systematisk på bookingtidspunktet.
Hvor datagabet opstår
Det er fristende at betragte CO₂-rapportering som en opgave for finans eller bæredygtighedsteamet. I virkeligheden opstår problemet langt tidligere, nemlig i det øjeblik en rejse bookes uden for et samlet system.
Hver ustruktureret booking er et datapunkt, som virksomheden aldrig kan genskabe præcist. Ruten er ukendt. Emissionsfaktoren kan ikke anvendes konsekvent. Rejsen fremgår måske af en udgiftsrapport, men hvis den gør, er informationen ofte økonomisk og ikke operationel.
Når bæredygtighedsteamet senere efterspørger tallene, eksisterer de nødvendige data simpelthen ikke i en form, der kan bruges til præcis rapportering. Resultatet bliver et estimat baseret på ufuldstændige oplysninger.
For virksomheder, der står over for krav om rapportering, enten formelle eller fra kunder og partnere, er det ikke længere en holdbar løsning.
Hvad en samlet rejseplatform ændrer
Når alle bookinger håndteres gennem én samlet platform, bliver dataproblemet løst ved kilden i stedet for bagefter.
Hver booking indeholder de nødvendige emissionsdata fra starten. Rute, flyselskab, flytype, rejseklasse og den relevante emissionsberegning er knyttet direkte til bookingen. Data bliver ikke rekonstrueret senere, men skabt korrekt fra begyndelsen.
Det har klare konsekvenser for rapporteringen.
Synlighed i realtid erstatter manuel opfølgning ved kvartalets afslutning. Finans- og bæredygtighedsteams kan til enhver tid få et opdateret overblik over emissioner fordelt på afdelinger, projekter, ruter eller medarbejdere.
Datakvaliteten bliver sporbar og dokumenterbar. Hvert tal kan føres tilbage til en konkret booking, og metoden er ensartet på tværs af hele organisationen. Det gør data egnet til både intern analyse og ekstern revision.
Bæredygtige valg bliver synlige i selve beslutningsøjeblikket. Når medarbejdere kan se emissionsforskelle mellem forskellige rejsemuligheder, opstår der mulighed for at træffe bedre valg i praksis, ikke kun i teorien.
Rapportering bliver en løbende proces i stedet for et særskilt projekt. Data eksisterer allerede, fordi bookingerne gør det. Rapporten bliver et output af systemet, ikke en manuel opgave.
Den reelle omkostning ved manglende data
Virksomheder, der ikke kan levere pålidelige emissionsdata for deres rejser, står over for flere typer risiko.
Den første er omdømme. Investorer, kunder og revisorer kan hurtigt identificere data, der ikke kan dokumenteres. Et lavt tal uden troværdig datakilde er mindre værd end et højere tal, der kan underbygges.
Den anden er konkurrenceevne. Bæredygtighed spiller en større rolle i udbudsprocesser, og evnen til at levere præcise og dokumenterbare data bliver et konkurrenceparameter. Virksomheder, der kan dokumentere deres tal, står stærkere.
Den tredje er intern styring. Uden pålidelige data er det umuligt at sætte realistiske mål eller måle fremgang. Bæredygtighed uden data forbliver ambition. Med data bliver det operationelt.
Sammenhængen med skjulte omkostninger
I en tidligere artikel beskrev vi de økonomiske konsekvenser af ustrukturerede rejseprogrammer. Tidsforbrug, manglende overblik og ineffektive processer. CO₂-rapportering tilføjer endnu en dimension.
Ustrukturerede rejser koster ikke kun tid og penge. De koster data. Og i en virkelighed, hvor emissionsdata i stigende grad bliver målt, sammenlignet og revideret, får manglende data en konkret værdi.
De virksomheder, der er foran på dette område, er ikke nødvendigvis dem, der først lancerede bæredygtighedsinitiativer. Det er dem, der har gjort datakvalitet til en integreret del af deres rejseprocesser.
Det begynder ved bookingøjeblikket.
DIB Travel registrerer automatisk CO₂ ved booking og giver jeres finans- og bæredygtighedsteams præcise og dokumenterbare data uden manuel opfølgning. Læs mere på dibtravel.com
